Анализ затрат рабочего времени: с чего начать?

Выбираем подходящую систему контроля рабочего времени

Хотите знать, не занимаются ли подчиненные посторонними делами, но не знаете, с чего начать? Тогда вкратце о системах учета рабочего времени. На что нужно обратить внимание, чтобы внедрение прошло безболезненно.

1. Что мы хотим узнавать с помощью программы?
   Современные системы учета рабочего времени направлены на то, чтобы дать руководителю возможность оценить производительность труда персонала, провести анализ затрат рабочего времени и грамотно спланировать производственный процесс. Для решения указанной задачи достаточно просмотреть отчеты об опозданиях, нецелевой трате времени, отсутствии на рабочем месте, как для конкретного сотрудника, так и для отделов и подразделений. Последнее особенно удобно, если размер компании достаточно велик, и для поименного анализа активности пришлось бы тратить слишком много времени. С другой стороны, персональные отчеты удобны, например, для бухгалтерии при расчете заработной платы в зависимости от отработанных часов. Но даже в благих стремлениях нельзя перегибать палку. Не стоит, например, считать нецелевой активностью то, что в установленный обеденный перерыв сотрудник отвлекся и прочитал пару статей в популярных блогах, сыграл в «Сапера».
2. Посчитает ли программа все необходимое самостоятельно?
   Немаловажный пункт для больших компаний. На анализ полученных результатов «на бумажке» уходит непозволительно много времени. В программе предусмотрена возможность запроса отчетов по структурным подразделениям. Если необходимо детальное рассмотрение результатов по конкретному отделу, можно перейти к развернутому варианту. В предоставленном документе будет информация по каждому сотруднику.
3. Контроль или шпионаж?
   Среди сотрудников найдутся те, кто с возмущением отнесется к нововведению. «Как же так? Следящая программа, нарушающая право на неприкосновенность личной жизни!» Никто не собирается вторгаться в зону комфорта: продукт не перехватывает личную информацию: переписку, личные документы и прочее. А работа на рабочем компьютере в рабочее время не должна содержать многочасовой личной переписки. Чтобы подчиненные работали результативно, не стоит переходить грань дозволенного.
4. Нужно ли самому искать интересующие данные во всех упомянутых отчетах?
   Если цените время, то однозначно нет. Система учета рабочего времени выдает результаты так, чтобы наиболее важные моменты — прогулы, систематические опоздания, долгое отсутствие на рабочем месте — сразу бросались в глаза. Не требуется выискивать данные среди сообщений о том, что «все спокойно в датском королевстве». Хорошей будет система учета, дополнительно предоставляющая календарь нарушений для оценки частоты и тяжести проступков.
5. Не возникнут ли «тормоза» на компьютерах?
   Хоть наблюдение и неотъемлемая составляющая организации рабочего процесса, нельзя допускать, чтобы контролирующее программное обеспечение мешало работе. Обычно на среднестатистических офисных компьютерах проблем не возникает. Но дополнительная проверка желательна перед массовым внедрением программы. Запросите у поставщиков пробную версию на весь парк компьютеров или большую часть и в течение определенного времени протестируйте продукт в действии.
6. Допустимо ли использовать сервер терминалов?
   В подобной ситуации могут возникнуть проблемы, т.к. не все системы учета времени поддерживают работу в установленном режиме. Для небольшой компании данный аспект некритичен. Для крупного предприятия возможна несовместимость с серверами терминалов. Принимая решение об установке системы учета рабочего времени, получите подтверждение поддержки данного режима у поставщиков продукта.

В «Большом Брате» учтены важные аспекты для осуществления мягкого контроля над подчиненными с одновременным повышением производительности труда персонала.